Doelstelling (Versie: 07-02-2010)

De hieronder beschreven regels zijn bedoeld ter ondersteuning bij organisatie van een Taptoe of ander evenement. Het kan dienen als geheugensteuntje. De punten zijn verzameld aan de hand van ervaringen van verenigingen en mensen uit de praktijk.

We zijn ons ervan bewust dat het, door de aanwezige omstandigheden of locatie, niet altijd mogelijk is om met alle punten rekening te houden. Maar dat neemt niet weg dat het kennis nemen van de inhoud voor toekomstige situaties wellicht verbeteringen met zich mee kan brengen.

Heeft u op- of aanmerkingen danwel waardevolle aanvullingen op deze Gouden Regels dan vernemen we die graag van u per Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

 

1. De Organisatie

Voordat een Evenement kan plaatshebben moet de nodige voorbereiding voorgaan om verenigingen te contracteren, sponsors te benaderen, vergunningen te verkrijgen en locaties vast te leggen. Deze zaken kunnen door de organisatie volledig uit handen worden geven aan een impresario, organisatie- of evenementenbureau of een samenwerkingsverband van muziekverenigingen.

Met name voor startende organisaties, maar bijvoorbeeld ook Oranjeverenigingen, die voor het eerst een evenement organiseren zijn deze Gouden Regels natuurlijk van belang. Bij een eerste keer echter krijgt men te maken met een grote hoeveelheid zaken die geregeld moeten worden. Ervaring leert dat men door de bomen al snel het bos niet meer ziet. Een bemiddelingsbureau c.q. samenwerkingsverband kan dan veel voorwerk verrichten en de taak van de organisatie verlichten. En de kans op een succesvol evenement vergroten!

Ervaren organisaties zullen vaak een mengvorm zijn van uitbesteden en zelf organiseren, waarbij het contracteren van korpsen meestal als eerste wordt overgelaten aan een bureau. Het verzorgen van de faciliteiten als licht, geluid, locatie etc. kan een lokale aangelegenheid zijn waarbij sponsors zeker niet voorbij gelopen kunnen worden.

 

2. Programma

Probeer een gevarieerd programma samen stellen. Een evenement met korpsen die allemaal dezelfde stijl uitdragen is voor zowel de deelnemende korpsen als voor het publiek niet interessant.

Als maximaal vier korpsen worden uitgenodigd, waarbij een korps twee shows kan brengen en de andere korpsen verschillende stijl hebben, is er sprake van een gevarieerde taptoe. En dat betekent echt niet dat alleen maar topkorpsen gecontracteerd hoeven te worden. In het programma dient wel een stijgende lijn te zitten. Een organiserend gastkorps kan besluiten om het programma als eerste te openen.

Bij de programmasamenstelling kunnen intermezzo's worden ingelast, in de vorm van bijvoorbeeld demonstraties.

 

3. Info vooraf

Voor de deelnemende muziekverenigingen is het van belang om vooraf op de hoogte te worden gesteld over informatie ten aanzien van de locatie (terreingrootte, positie tribunes, obstakels etc.), tijden en eventuele overige bijzonderheden. Het (duidelijke) draaiboek dient ruim van tevoren (drie weken) aanwezig te zijn op het secretariaat van de deelnemende vereniging met daarin alle relevante gegevens.

 

4. Bespreking

Gelegenheid voor de korpsen om in samenspraak met de organisatie de locatie te bekijken en eventuele aanbevelingen danwel wijzigingen vooraf te maken. Met name het lichtgebruik bij een avondtaptoe kan een optreden ondersteunen. De momenten waarop gereageerd moet worden kunnen worden aangegeven bij de organisatie.

 

5. Begeleiding

Per muziekvereniging verdient het aanbeveling een persoonlijke begeleider of goed bereikbaar contactpersoon aan te stellen die organisatorische zaken kan regelen, de mensen van de organisatie kent en ter plaatse de weg weet. Soms is EHBO-hulp noodzakelijk of moet er iets terstond worden geregeld.

 

6. Omkleden

Goede kleedruimte is belangrijk. Muzikanten hebben daarbij meer ruimte nodig dan bijvoorbeeld voetballers. Het is dan ook niet mogelijk om een korps van bijvoorbeeld 40 personen in twee voetbalkleedkamers of een klaslokaaltje onder te brengen. Dat leidt onherroepelijk tot problemen.

Elke muzikant heeft ruimte nodig voor zijn instrument, uniform en eigen kleding. Het is niet noodzakelijk dat elke muziekvereniging zijn eigen onderkomen heeft mits volgende voorzieningen aanwezig zijn:

  • Schone, droge ruimten;
  • Aanwezigheid van (gescheiden) schone toiletten;
  • Aanwezigheid van wastafels met (papieren) handdoekrollen;
  • Een zitplaats (stoel of bank) per muzikant voor uniform, tas en instrument (1,5 tot 2 mtr2 per muzikant);
  • Tafels ten behoeve van aflegmogelijkheid voor instrument.

Goede bereikbaarheid van de omkleedruimten en korte afstanden tussen laad/losruimten en omkleedruimten zijn zeer belangrijk. Muziekverenigingen nemen altijd veel, zwaar en duur instrumentarium, kleding(rekken) en overige attributen mee, soms met eigen materiaalwagen maar veelal per bus, waarmee zo weinig mogelijk gesjouwd moet worden.

 

7. Parkeren

Muziekverenigingen komen veelal per touringcar maar soms ook met eigen vervoer. Rekening dient te worden gehouden met voldoende parkeergelegenheid, wellicht op een apart hiervoor afgezet terreingedeelte of parkeerplaats.

 

8. Bewaking

Elke muziekvereniging brengt voor een behoorlijk kapitaal aan instrumenten en uniformen mee. Tussen de optredens door worden deze mogelijk in de kleedruimten achter gelaten. Bovendien zijn er privé-eigendommen achter in de kleedruimten tijdens de optredens. Het is daarom wenselijk dat de organisatie mensen heeft aangesteld die toezicht houden op de kleedruimten tijdens de optredens om diefstal of beschadiging te voorkomen. Hiermee wordt voorkomen dat elke vereniging eigen maatregelen moet treffen.

 

9. Inspelen

In een aparte inspeelruimte moet elke vereniging gelegenheid hebben af te stemmen of in te spelen zonder dat daardoor de overige deelnemers of bezoekers van het evenement worden gehinderd. Bij voorkeur hiervoor een afgesloten ruimte te kiezen die door elke vereniging maximaal 30 minuten kan worden gebruikt, voorafgaand aan het optreden.

 

10. Tijdschema

Verenigingen stellen prijs op een strak tijdschema voor het totale programma. In verband met het formeren van de muzikanten moeten goede tijdsafspraken gemaakt kunnen worden zodat wordt voorkomen dat men al een half uur van tevoren klaar moet staan.

De deelnemende korpsen dienen zelf tijdens het optreden te zorgen voor een zo strak mogelijk optreden. De organisatie dient daarbij te zorgen voor de totaalplanning. Deze taak ligt duidelijk bij een van de organisatoren. Uitlopen van een programma kan grote consequenties hebben voor de deelnemende verenigingen. Een goed evenement hoeft niet langer te duren dan maximaal twee uur.

 

11. Rondgang

Om een grotere attentiewaarde van het publiek te krijgen kan ervoor gekozen worden om voorafgaand een straatparade te houden met alle deelnemende verenigingen. Deze streetparade zou voor elk deelnemende vereniging maximaal 30 minuten moeten duren. Gekozen kan worden om de korpsen ieder afzonderlijke parcoursen te laten afleggen.

 

12. Opstellen

De muziekvereniging die zich opstelt voor een optreden moet dit bij voorkeur buiten het bliksveld van de toeschouwers kunnen doen. Het formeren van de vereniging kan anders de publieksaandacht voor het optreden van de vereniging verstoren. Dit is niet alleen vervelend voor het publiek maar nog vervelender voor het optredend korps.

 

13. De Speaker

Een goede speaker is duidelijk te verstaan en praat kort en bondig de muziekkorpsen aan elkaar. Hij of zij is de spreekstalmeester en bepaalt voor een groot deel de sfeer van de taptoe.

Speakerteksten dienen vooraf bekend te zijn zodat de speaker zich hierop kan voorbereiden. Hij/zij moet daarnaast goed Engels kunnen spreken, dit in verband met de uitspraak c.q. de aankondiging van de diverse marsen en korpsen. Daarnaast is het aan te raden dat speaker tijdens de voorbereiding bij twijfel contact opneemt met een contactpersoon van het korps om tot een goede uitspraak van titels en namen te komen.

Zorg voor een goed zichtbare plek, inclusief lichtpunt, en wat te drinken. Draaiboek met tijden spreekt voor zich. Test de microfoon vooraf en de verstaanbaarheid op diverse punten van het terrein.

Voorafgaande aan het evenement is het een mooi punt om de sponsors alvast te bedanken. Na afloop hebben de meeste toeschouwers de gedachten namelijk aweer richting huis staan en zakt de aandacht voor reclameboodschappen.

 

14. Terrein

Elke vereniging stelt zijn specifieke eisen aan een terrein, afhankelijk van de grootte van het korps en het terreinbeslag van de uit te voeren show. Over het algemeen dient een taptoeterrein aan de volgende criteria te voldoen:

  • Terreinafmetingen tussen 30x40 en 40x60 meter (vrije manoeuvreerruimte);
  • Goede ondergrond (klinkers of grasveld);
  • Geen obstakels (bomen, luidsprekerboxen, kabels, lantaarnpalen etc.);
  • Veldformaat bij voorkeur vierkant of rechthoekig;
  • Bekabeling dient voldoende veilig te zijn afgewerkt in verband met vallen;
  • Bij een avondtaptoe voldoende verlichting zodat muzikanten hun partijen nog kunnen lezen;
  • Bij een indoortaptoe is de akoestiek zeer belangrijk. Een verbetering kan worden aangebracht middels doeken of vlaggen of (geluiddempende) decorstukken aan te brengen;
  • Bij een indoorevenement kan de temperatuur behoorlijk oplopen door de verlichting en slechte ventilatie. Met name voor de muzikanten is dit een zware belasting;
  • Zorg voor een apart gedeelte op de tribune of binnen het veld waar ouderen, mensen die slecht ter been zijn of mensen in een roelstoel kunnen gaan zitten. Biedt vooraf de mogelijkheid tot reserveren van deze plaatsen;
  • Zorg voor een duidelijk herkenbare EHBO-post die wordt bemand met twee bevoegde personen;

 

15. Instrument

De verenigingen dienen tussen de optredens voldoende mogelijkheden te hebben om de instrumenten weg te leggen. Dit kan in de omkleedruimten zijn maar is soms niet mogelijk vanwege de afstand. Er dient dan een aangewezen, bewaakte locatie te zijn waar de instrumenten en overige attributen kunnen worden gestald.

 

16. Eten

Tussen de optredens door dienen er faciliteiten in de buurt aanwezig te zijn waar men iets kan eten of drinken. Het wordt op prijs gesteld als de organisatie hiervoor voorzieningen heeft getroffen (eigen voorzieningen) danwel hiertoe consumptiebonnen wil uitreiken. De voorzieningen dienen op loopafstand van het taptoeterrein te liggen.

 

17. Meekijken

Er dient rekening gehouden met het feit dat muzikanten graag de verrichtingen van de collega-muzikanten gadeslaan. Dit kan tussen het publiek of op een aparte (tribune-)sectie voor alleen muzikanten. Bij voorkeur geen afgeschermd gedeelte waar via en videowall of grootbeeld moet worden meegekeken.

 

18. Finale

De Finalegedeelte duurt bij voorkeur 15 minuten inclusief op- en afmars van de korpsen. Hierna verliest de bezoeker de aandacht en verlaat vroegtijdig het terrein. Als de korpsen plusminus 10 minuten op dezelfde plek staan is dat ruim voldoende, soms in stromende regen dan weer in grote hitte.

Houdt rekening met de lengte of aantallen toespraken in finales. Het is niet leuk om telkens aan het eind een hele rij sponsors aan te horen, dit kan ook anders opgelost worden tijdens het programma.

Het toespraakgedeelte duurt bij voorkeur maximaal 5 tot 7,5 minuten. Daarna nog een vrij (gezamenlijk) werk, een koraal, het taptoesignaal en het Wilhelmus.

Wat betreft het gezamenlijke werk: het is voor veel korpsen geen haalbare kaart om aan alle verzoeken van organisatoren om één of meer nummers in te studeren voor een gezamenlijk finalewerk, te voldoen. De regels hiervoor verschillen per korps: sommigen vragen hiervoor een extra vergoeding, anderen spelen beslist geen werken mee die niet in hun repertoire zitten. Over het algemeen berust het spelen van een gezamenlijk finalewerk op de toevalligheid dat de korpsen eenzelfde werk in het repertoire heeft zitten.

Mocht u als organisatie toch graag een gezamenlijk finalewerk gespeeld willen zien, zorg er dan voor dat de partituren tenminste twee maanden van te voren in bezit hebben zodat er nog voldoende tijd bestaat tot instuderen.

 

19. Afsluiting

Bij een avondtaptoe kan, om de toeschouwers echt tot het laatst te binden, afgesloten worden met een vuurwerk. Hieraan kleven echter risico's. Door het afgestoken vuurwerk kan roet en kruit naar beneden komen waardoor de uniformen en instrumenten beschadigd kunnen raken. Voorbeelden uit het verleden zijn hiervan te vinden met voor met name het korps vervelende (juridische) nasleep.

Bij het afsteken van vuurwerk dient dus voldoende afstand in acht te worden genomen, bij voorkeur geen korpsen op het veld.

 

20. Nazorg

Korpsen en impresario's/bemiddelingsbureaus ontvangen graag terugkoppeling over de gehouden taptoe. In de plaatselijke of regionale kranten wordt over de taptoes geschreven en organisatoren zouden er attent op kunnen zijn deze stukken op te sturen. Veel verenigingen stellen zeer prijs op toezending van deze recensies en foto's uit de kranten voor het verenigingsprikbord, clubblad of archief.